Deine Mission ist es, der Geschäftsführung den Rücken vollständig freizuhalten und unsere administrativen Bereiche auf ein neues Exzellenz-Level zu heben. Du trägst die große Verantwortung für die Bereiche Finanzen, Operations und Personalmanagement (HR). Du bist nicht nur für die operative Durchführung verantwortlich, sondern agierst als Architekt unserer administrativen Workflows. Dein Ziel ist es, diese Bereiche in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unseren KI-Spezialisten konsequent zu strukturieren, zu systematisieren, zu optimieren und maximal zu automatisieren.

• Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV. Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z.B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch eiserne Struktur.

• KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software-Lösungen (wie z.B. GetMyInvoice), um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren.

• Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer. Du hältst uns administrativ komplett den Rücken frei:

  • Business Operations: Du managst proaktiv unsere Kalender und die E-Mail-Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner. Du agierst in der Kommunikation stets professionell und in unserem Sinne.

  • Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung).

  • Entlastung als Prinzip: Egal ob geschäftlich oder privat - du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To-do“ werden. Kannst du ein spezifisches Thema einmal nicht sofort lösen? Kein Problem – bei Unklarheiten (z.B. bei Versicherungsfragen) recherchierst du selbstständig, nutzt die direkten Kommunikationswege effizient und präsentierst uns fertige Lösungswege statt offener Fragen.